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Archives newsletters : juin 2010 - avril 2010 - mars 2010 - Janv 2010 - Nov 09 - Sept 09
Retrouvez aussi notre fil d'actualités sur notre BLOG :
une veille des dernières actualités de votre secteur d'activités, organisateurs, parc expo, prestataires....
http://foiresalonscongres.blogspot.com/
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Focus sur... la gestion des entrées visiteurs d'un salon ou événement
Tendance à la professionnalisation du média Salon & événement. Ainsi, peu à peu la gestion des entrées visiteurs se développe sur les événements pour les professionnels comme pour le grand public.
10 raisons d'informatiser la gestion de vos visiteurs :
- Organiser la récupération des données sur vos visiteurs (coordonnées, email,..) et mieux connaître votre visitorat (profil, activité, intérêts, origines,...)
- Mieux appréhender les attentes de vos visiteurs et potentiels de développement (nouveaux secteurs à développer, services)
- Constituer une base de données qualifiée avec un historique des visites (valorisation de votre activité d'organisateur - élément concret de votre fond de commerce)
- Faire des économies en réduisant vos envois d'invitations papiers
- Réduire vos investissement en location de fichier et achat d'espaces médias (publicité, 4/3, etc)
- Offrir à vos exposants et partenaires un service + (mise à disposition gratuite ou payante de votre bdd visiteurs)
- Disposer de statistiques de fréquentation et visites sur site avec des informations utiles (flux, revisite, ..)
- Mieux adapter votre dispositif d'accueil (hôtesses, gardiens.) selon les flux visiteurs enregistrés
- Valoriser l'image de votre événement avec une gestion d'entrée professionnelle
- Disposer d'une base de données de visiteurs permettant de développer de nouveaux services tout au long de l'année favorisant la la mise en relation entre vos exposants/partenaires et le public ciblevisiteur
La solution à mettre en place
- Le pré-enregistrement online (gratuit ou payant) avec récupération des données et envoi de badges électroniques
- Le contrôle d'accès sur site : lecteur de badges
- L'exploitation des données statistiques et des bases de données visiteurs
EXPOCERT est en mesure de vous proposer une offre spéciale incluant le Service Web permettant la gestion de vos pré-enregistrements (Visiteurs - Vip - Exposants - Presse ) et l'intervention d'une équipe sur site pour le contrôle d'accès.
Pour recevoir un devis détaillé sous 24H, contactez-nous au 01 47 84 01 56 ou par e-mail
Bon à savoir! Quelques conseils pour bien choisir son assurance professionnelle
Dans le cadre de votre activité vous devez être assuré contre les conséquences de vos fautes, causant des préjudices à des tiers. Il s‘agit de l‘assurance R.C.P. (Responsabilité Civile Professionnelle).
Exemples de dommages couverts :
Dommages aux personnes (clients, partenaires ou tiers)
Incendie, explosion
Dégât des eaux
Risques informatiques (perte des données, introduction malencontreuse d’un bug, etc.)
Il existe aussi des assurances plus spécialisées, particulièrement adaptées au domaine de l'événementiel. Il s'agit par exemple de l'Assurance Annulation.
Qui est concerné ?
Tout organisme (société ,association, collectivité), organisant pour son compte, ou pour le compte d’un tiers, un événement engageant une forte responsabilité, et des montants importants.
De quoi s’agit-il ?
La garantie "annulation", permet de couvrir les frais engagés et irrécupérables dès lors que l’événement est reporté ou annulé, partiellement ou totalement, pour une raison hors du contrôle de l’organisateur.
Cette garantie est souscrite de façon systématique par la majorité des organisateurs des pays anglo-saxons. Au vu des enjeux, et des sommes engagées sur les événements professionnels en France, et parce qu’elle devient pour les compagnies une garantie « standardisée » et bien maîtrisée, elle est désormais régulièrement souscrite pour tout événement dont le budget dépasse 100 000 euros.
Différents types de protection existants:
- Police libellée en "Tous risques sauf " , c’est à dire assurance tous risques, sauf les exclusions dénommées : c’est la couverture la plus intéressante , et la plus étendue.
- Police libellée en "Périls dénommés" : c’est à dire assurance jouant uniquement pour des causes précises et nommées : cette police précise et limite les garanties : tout ce qui n’est pas dans la liste des garanties est exclu ; couverture plus restrictive, mais qui peut-être intéressante si l’organisateur n’a qu’une ou deux causes d’annulation possible bien définies.
- Extérieur (ou sous structure provisoire type tentes et chapiteaux) : couvre annulations intégrant les risques liés aux intempéries
- Intérieur : dans des locaux clos et couverts (ou avec possibilité de repli dans des lieux clos et couverts)
Liste non exhaustive d'assureurs et courtiers
-HISCOX
-VERSPIEREN
-AS COURTAGE
-BUILD ASSURANCE
-GEORGES SEBAG
-GROUPE EUROSSUR
-AXA
-ALLIANZ
-EVENTS' INSURANCE
Base de données visiteurs: les clés de relation personnalisée.
La promotion des salons et événements auprès des cibles de visiteurs est un sujet crucial, a fortiori dans cette période de moindre mobilisation.
Pour atteindre cet objectif, différents outils et supports sont utilisés par les organisateurs :- plan média (insertion publicitaire dans la presse), couponing, relations presse, marketing direct papier (envoi d'invitations, .. ),marketing direct online (pré-enregistrement en ligne, ), marketing relationnel par le biais des exposants et partenaires qui diffusent des invitations ..
Pour optimiser votre communication et capitaliser votre connaissance du marché et de ses acteurs, il devient de plus en plus stratégique de constituer votre propre base de données des visiteurs.
Cette volonté qui se manifeste généralement pour les événements professionnels, s'impose désormais aussi pour les manifestations grand-public.
En effet, c'est pour vous organisateur le moyen le plus efficace pour :
- Analyser précisément l'origine de votre visitorat
- Comprendre les comportements (historique de participation et non participation, durée de visite, centres d'intérêts .. etc.. )
- Mesurer les taux de retours sur vos campagnes de promotion
- Optimiser votre communication avec un message personnalisé (one to one) pour chaque visiteur
- Réduire vos investissements (achats fichiers, location, plan média) en exploitant plus facilement et à moindre coût votre fichier visiteurs.
- Développer une activité de location de fichier ou offre de service auprès de vos partenaires et exposants.
Les solutions à mettre en place :
- Une base de données visiteurs avec un principe d'historique de participation
- Une qualification des adresses (dédoublonnage, normalisation postale, validation des adresses e-mail sur serveur distant.. )
- Une grille de saisie sur site ou invitation avec des champs de texte qui puissent être exploités de façon automatique en reconnaissance de caractères (OCR)
- Un pré-enregistrement en ligne depuis votre site internet personnalisé pour tous vos prospects et anciens visiteurs avec une possibilité de mise à jour des données.
Arguments pour justifier la récolte des données personnelles :
- Votre visiteur bénéficie d'invitations gratuites ou préférentielles pour les prochaines éditions
- Votre visiteur reçoit une information exclusive (alerte salon, infos marchés, catalogue des exposants, fiches produits, alerte nouveautés, adhésion au club des visiteurs.... )
- Votre visiteur participe à un jeu, concours, questionnaire
Boostez vos exposants ?
 En tant qu'organisateurs salons et événements, vous avez besoin de développer :
- leur performance
- leur responsabilisation
- leur fidélisation
- leur réussite
=> Dans l’objectif d’accentuer leur satisfaction et dynamiser vos relations !
Cette action repose avant tout sur des formations spécifiques au média salon, afin qu’ils en tirent le meilleur profit.
JF SALON CONSEILS, l’organisme de formation leader de la performance des exposants, intervient partout en France, en associant les organisateurs dans le cadre de Clubs Exposants.
L'effet retour : En augmentant leurs résultats, en progressant avec émulation, vos exposants clients développent de nouvelles capacités d'investissements sur vos événements. L’impact des actions leur permet parallèlement de mieux mettre à profit, confirmer et valoriser la qualité de vos salons. Si vous souhaitez étudiez la mise en place d'un partenariat Club Exposant / formations pour votre événement : Plus d'informations
Reconnaissance internationale des salons
Bon à savoir ! Les critères pour la reconnaissance et appellation internationale de votre manifestation.
1. Correspondre à la définition du salon professionnel (art. 762.2 du code de commerce) ;
2. Avoir réuni, au cours de sa session précédente, au moins 20 % d’exposants étrangers par rapport au nombre total d’exposants ;
3. Avoir accueilli, au cours de sa session précédente, au moins 25 % de visiteurs professionnels étrangers, y compris les journalistes, par rapport au nombre total de visiteurs professionnels contrôlés, avec un plancher minimum de 1 000.
Les salons internationaux sont présumés éligibles à l’assurance prospection de la COFACE. La liste de ces salons est adressée chaque année pour validation au ministre en charge du
commerce extérieur.
La reconnaissance du caractère international est valable trois ans et renouvelable
La presse parle d'Expocert
Parution - Evénements d'entreprise - Avril 2009
Parution - Evénements d'entreprise - Janvier 2009
Parution - Evénements d'entreprise - Mars 2007
Parution - Lettre info EXPONEWS - Janvier 2007
Retrouvez les actualités de la profession sur les sites web suivants (liste non exhaustive) :
http://www.actusalons.fr/
http://www.exponews.fr/
http://www.legroupe-evenements.com/
http://www.bedouk.fr/actualites/
http://www.eventseye.com/
http://www.forumexpo.fr/
http://www.salons-online.com/
http://www.salonsparis.ccip.fr/
http://www.evenementiel.fr/
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