Réponses aux questions les plus fréquentes

Quelles sont les obligations - au regard de la réglementation des manifestations commerciales, des « salons d'enseigne » ou « évènements d'entreprise » - des manifestations organisées par des centrales d'achats de grandes enseignes de la distribution et dont les visiteurs sont membres de l'enseigne ?

La certification des données chiffrées : Selon les juridictions, les organisateurs peuvent être tenus d'obtenir des autorisations spécifiques des autorités locales ou nationales pour organiser de tels événements. Cela peut inclure des déclarations à des organismes gouvernementaux concernés. 

La certification des données des manifestations commerciales est une démarche obligatoire dans le processus déclaratif. La certification est la vérification par un tiers indépendant, organisme certificateur, des données chiffrées de la dernière session de la manifestation. Seuls les organisateurs des manifestations commerciales qui ont déjà eu une première session peuvent faire certifier leurs chiffres.

Lorsque la surface nette de la manifestation dépasse les 1000m², la certification doit obligatoirement être effectué par un organisme qui remplit les conditions définies dans l'article A.762-9 du code de commerce. 

Lorsque la surface nette est inférieure à 1000m², la certification des données chiffrées peut être réalisée par l'exploitant du parc, si celui-ci accepte. 

Dans tous les cas, la certification est obligatoire, quelle que soit la surface de la manifestation.

• Normes de sécurité : Les organisateurs doivent se conformer aux normes de sécurité en vigueur pour assurer la sécurité des participants. Cela peut inclure des mesures telles que des sorties de secours adéquates, des plans d'évacuation, et la conformité aux normes de sécurité incendie.
• Protection des données: Si les participants fournissent des informations personnelles lors de l'inscription ou de la participation à l'événement, les organisateurs doivent respecter les lois sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne.
• Respect de l'environnement : Il peut y avoir des réglementations environnementales à respecter en ce qui concerne la gestion des déchets, l'utilisation d'énergie, etc.

Qu'en est il pour les « forums d'associations » réunissant l'ensemble des associations d'une région ou d'une commune et dont l'accès est ouvert au public ?

Si le « forum d'associations » ne génère pas de transactions commerciales, il est clair qu'il n'est pas soumis à la réglementation des manifestations commerciales. Cependant, si des transactions commerciales ont lieu, elles relèvent : 

• De la réglementation des manifestations commerciales, si le forum se déroule dans un parc d'exposition enregistré et est déclaré par ce dernier, ou s'il s'agit d'un salon professionnel en dehors d'un parc ;
• De la réglementation relative à la vente au déballage dans les autres cas.

Il convient de faire une distinction en fonction que le salon se déroule dans un parc non enregistré soit un salon professionnel ouvert au public :

• Pour un salon professionnel : dans cette situation, il est assimilé à un "salon professionnel se tenant hors parc d'exposition enregistré". Les dispositions de l'article R. 762-10 du code de commerce s'appliquent, stipulant au second alinéa que ses caractéristiques chiffrées doivent être certifiées. Cette certification est soumise aux mêmes règles que celles régissant les manifestations se tenant dans un parc enregistré et déclarées par celui-ci, conformément aux articles A762-3 et A762-9.
• Pour un salon ouvert au public : en l'absence d'enregistrement du parc, celui-ci ne peut pas être déclaré par ce dernier et doit donc obtenir une autorisation de vente au déballage. Dans le cadre du régime de la vente au déballage, il n'est pas requis de certifier les caractéristiques chiffrées.

Dès lors que le parc réunit les critères de la définition donnée à l'article L.762-1 du code de commerce, il a obligation de se faire enregistrer en préfecture.  Attention! Est puni d'une amende de 15 000 euros, "le fait, pour un parc d'exposition, de ne pas se faire enregistrer. [...] Les personnes physiques encourent également la peine complémentaire d'affichage ou de diffusion de la décision prononcée, dans les conditions prévues par l'article 131-35 du code pénal" (article L.310-5 du code du commerce).

 - "Est punie d'une amende de 15 000 € : (...) 6° Le fait d'organiser une manifestationcommerciale sans la déclaration prévue à l'article L. 762-2 ou de ne pas respecterles conditions de réalisation de la manifestation déclarée."

- L'article L121-15 du Code de la consommation interdit toute publicité en faveurd'une foire ou d'un salon qui n'a pas fait l'objet d'une déclaration préalable. Amendede 37 500 € - montant pouvant être porté à 50% du montant des dépensesconsacrées à la publicité.

- Risque en termes d'assurances : Une absence de récepissé de déclaration a uneincidence importante en termes d'assurances : quel assureur couvre des risquespour une manifestation non déclarée... donc ne rentrant pas dans le cadre légal ! Eneffet, les premières clauses d'exclusion des polices d'assurances sont lesnon-conformités par rapport à la législation (Attention, le fait de payer ses cotisationsd'assurances n'engage pas l'assureur à ne pas faire valoir des clauses d'exclusionen cas de sinistres)

Dans quelle mesure une manifestation professionnelle se tenant dans un hôtel entre-t-elle dans la réglementation sur la certification? (exemple : manifestation haut de gamme sur le mariage dans un grand hôtel parisien.)
 
Une manifestation professionnelle se tenant dans un hôtel peut être soumise à des exigences de certification en fonction de la nature de l'événement et des lois et réglementations locales en vigueur. Voici quelques points exemples : 

• Nature de l'événement : Si la manifestation professionnelle implique des transactions commerciales, des présentations de produits ou des démonstrations, elle pourrait être considérée comme relevant de la réglementation sur la certification, en particulier si elle est organisée dans le but de promouvoir des produits ou des services. 
• Législation locale : Les exigences de certification peuvent varier d'une région à l'autre. Dans certains endroits, les événements professionnels peuvent être soumis à des normes spécifiques en matière de sécurité, d'hygiène, de protection des consommateurs ou d'autres réglementations qui nécessitent une certification ou une autorisation spécifique.
• Contrats avec l'hôtel : Si l'événement est organisé en partenariat avec un hôtel, il est possible que le contrat conclu entre les organisateurs de l'événement et l'hôtel inclue des dispositions concernant les normes de sécurité, les assurances requises ou d'autres exigences qui pourraient influencer la nécessité d'une certification.
• Type de certification : La certification peut prendre différentes formes, selon les exigences locales et la nature de l'événement. Il peut s'agir de certifications liées à la sécurité incendie, à l'accessibilité aux personnes handicapées, à la conformité aux normes de l'industrie.

En général, les ventes privées sont considérées comme des manifestations commerciales et peuvent être soumises à des obligations de déclaration, en fonction des réglementations locales en vigueur. Voici quelques points à considérer : 

• Nature de l'événement : Les ventes privées impliquent la vente de produits ou de services à un groupe restreint de clients, souvent sur invitation. Même si elles sont organisées de manière plus restreinte que les foires commerciales ou les salons publics, elles sont toujours considérées comme des activités commerciales.
• Réglementations locales : Les exigences de déclaration varient d'une région à l'autre. Dans de nombreuses juridictions, les organisateurs d'événements commerciaux, y compris les ventes privées, sont tenus de les déclarer aux autorités compétentes. Cela peut être fait pour des raisons de sécurité, de protection des consommateurs, de collecte de taxes, etc.
• Taille et fréquence de l'événement : Dans certains cas, les réglementations sur les déclarations peuvent varier en fonction de la taille et de la fréquence de l'événement. Les petites ventes privées ponctuelles peuvent être moins strictement réglementées que les événements commerciaux plus importants et réguliers.

Les congrès intègrent de plus en plus fréquemment une dimension commerciale, en parallèle de leur objectif initial de formation/information des participants, notamment à travers la présence de stands de fabricants.

Si cette composante « commerciale » demeure marginale et occasionnelle, avec seulement quelques exposants, il est possible de considérer que le congrès n'est pas qualifiable de « manifestation commerciale » et n'est donc pas soumis à déclaration.

En revanche, si la dimension commerciale n'est pas négligeable et devient significative, le congrès prend alors une teinte commerciale qui exige une déclaration. Cette déclaration concerne exclusivement les aspects relatifs à cette partie commerciale conjointe de l'événement, et non pas les caractéristiques du congrès proprement dit.

Si ce "forum" n'implique aucune transaction commerciale, il est clairement exempté de la réglementation relative aux manifestations commerciales (conformément aux articles L. 762-1 du code de commerce).

Dans ce cas, ce type d'événement n'est pas non plus assujetti à une autorisation de "vente au déballage" pour les mêmes raisons (tel que stipulé à l'article L. 310-2 du code de commerce).

Quel que soit le format de l'événement commercial, y compris dans le cas d'un salon ou d'une foire ouverts au public avec un accès libre, l'organisateur de l'événement est tenu de comptabiliser le nombre de visiteurs.

Cette obligation découle notamment de l'exigence de déclaration des statistiques de l'événement, conformément aux dispositions établies par arrêté du ministre en charge du commerce (tel que spécifié dans l'arrêté du 19 mars 2010 concernant le régime de déclaration préalable des manifestations commerciales, codifié aux articles A.762-1, A.762-3 et A.762-9 du code du commerce).

Cependant, la réglementation accorde à l'organisateur une certaine liberté quant aux méthodes utilisées pour effectuer ce comptage, telles que la billetterie ou l'utilisation de portiques, par exemple.