Procédure de certification des données chiffrées des manifestations commerciales (Salons, congrès, expositions)

Dans le cadre de l'arrêté du 12 juin 2006 relatif au régime de déclaration préalable des manifestations commerciales, tout organisateur a l'obligation de faire contrôler les chiffres de sa manifestation par un organisme accrédité par le COFRAC.
EXPOCERT est le premier organisme à avoir été accrédité par le Cofrac en juillet 2013 (Lire communiqué de presse du 01/07/2013), et donc habilité à intervenir. 
 

En quoi cela consiste ? 

La démarche se traduit par un contrôle et vérification des informations relatives au nombre d'exposants, à la surface nette de la manifestation, ainsi qu'au nombre total de visiteurs, visites, et total fréquentation. Ce contrôle est réalisé par EXPOCERT sur la base d'éléments fournis par l'organisateur et suivant différents critères définis dans la loi.

Quelles manifestations sont concernées ?

Toutes les manifestations commerciales organisées en France, dans ou hors d'un lieu d'accueil (Parc Expositions, espace congrès , etc.. ) doivent faire l'objet d'une certification de leurs caractéristiques chiffrées par un organisme certificateur agréé.

Toutes les manifestations sont concernées quelque soient :  

- la nationalité ou statut de l'organisateur
- le lieu où est organisé la manifestation
- le type de visiteurs (professionnels - grand public)
- le nombre d'exposants - le caractère géographique (local, régional, national, international)
- le thème de la manifestation
- les dates et de la périodicité des manifestations.

Les manifestations non concernées

- les congrès sans partie exposition - les manifestations agricoles (lorsque seuls des producteurs ou des éleveurs y sont exposants)
- les expositions internationales et universelles (régies par la Convention de Paris du 22/11/1928)
- les expositions ne comportant aucune opération commerciale
- les expositions de nature éducative, scientifique, d'information,ou consacré aux oeuvre de l'esprit relevant du code de la propriété intellectuelle
- les fêtes foraines
- les expositions exclusivement artistiques

Quand se déroule le contrôle ? 

Le contrôle doit se faire pour chaque session de la manifestation, généralement dans les 15 jours après fermeture. Le contrôle se déroule soit au siège de l'organisateur, soit depuis nos bureaux sur la base des éléments transmis après la manifestation via l'extranet.

Après le contrôle 

Lorsque la manifestation est contrôlée, Expocert adresse à l'organisateur et au lieu d'accueil le certificat. Cet élément est obligatoire pour que l'exploitant du lieu d'accueil puisse déclarer la manifestation lors de la prochaine session. C'est en effet désormais à l'exploitant du lieu d'accueil qu'il appartient de déclarer auprès de sa préfecture le programme annuel des manifestations qu'il accueille. Dans cette déclaration transmise par l'exploitant du lieu d'accueil, doivent obligatoirement figurer les chiffres certifiés.

Que se passe t-il en l'absence de contrôle ? 

Un organisateur qui ne ferait pas contrôler sa manifestation encoure les peines suivantes :

- "Est punie d'une amende de 15 000 € : (...) 6° Le fait d'organiser une manifestation commerciale sans la déclaration prévue à l'article L. 762-2 ou de ne pas respecter les conditions de réalisation de la manifestation déclarée."
- l'article L121-15 in fine du Code de la consommation interdit toute publicité en faveur d'une foire ou d'un salon qui n'a pas fait l'objet d'une déclaration préalable. Amende de 37 500 € - montant pouvant être porté à 50% du montant des dépenses consacrées à la publicité.
- Risque en terme d'assurances : Une absence de récepissé de déclaration a une incidence importante en terme d'assurances : quel assureur couvre des risques pour une manifestation non déclarée... donc ne rentrant pas dans le cadre légal ! En effet, les premières clauses d'exclusion des polices d'assurances sont les non-conformités par rapport à la législation (Attention, le fait de payer ses cotisations d'assurances n'engage pas l'assureur à ne pas faire valoir des clauses d'exclusion en cas de sinistres)

Quelle communication est faite ? 

Les données contrôlées sont les seules autorisées qui puissent être diffusées au sujet d'une manifestation.

Expocert, partenaire de la filière

En tant que premier organisme de contrôle des chiffres des foires-salons-congrés à avoir être accrédité par le COFRAC (Comité Français d'Accréditation), EXPOCERT s'est positionnée comme un partenaire privilégié de toute la profession des Foires, Salons, Congrès et événements. Cette accréditation témoigne de l'indépendance, du sérieux et de l'expertise qui caractérise Expocert dans ce domaine.
Expocert a engagé de ce point de vue différents actions et partenariats avec les représentants de la profession. Ces actions visent notamment à mieux diffuser les données chiffrées sur le média salon et valoriser ainsi toute la filière. 

 OJS (Office de Justification des Statistiques) : organisme spécialisé et reconnu de la filière foires et salons. l'OJS est le spécialiste de l’analyse et l’étude statistique des chiffres du secteur des foires, salons et congrès.

 Unimev (union française des métiers de l'événement) : rassemblement des organisateurs de foires, salons, congrès, parcs des expositions, centre des congrès, prestataires, concepteurs d'événements.

  CCI de Paris ( chambre de commerce et d'indusrtie de Paris) : Département tourisme congrès et salons Direction des politiques territoriales 

  UFI (Union internationale des Foires et salons) : Expocert dispose de l'agrément "UFI Approved Events"